Evento: Chamada de Trabalhos FLISOL 2014 - Curitiba

O FLISOL - Festival Latino-americano de Instalação de Software Livre, em Curitiba.

O FLISOL acontecerá no dia 26 de abril de 2014 (sábado) das 10:00h às 18:00h na PUCPR.

Proyecto de implementación de una Plataforma de Gestión para el proyecto BEC.AR basada en Moodle 2.6

Proyecto de implementación de una Plataforma de Gestión para el proyecto BEC.AR

Objetivo de la Plataforma

La plataforma para BEC.AR deberá dar solución intergal a todos los procesos administrativos, académicos, de gestión y de comunicación de los becarios entre sí y con el programa; desde la postulación hasta el egreso, pasando por la interacción con los tutores, la supervisión de tareas y la realización de encuestas, entre otras funcionalidades. Asimismo, la plataforma se integrará con el sitio web de BEC.AR a fin de evitar duplicaciones de datos y de tareas, compartiendo la información que sea necesaria pero manteniendo la independencia entre las funciones de ambos sitios.

Etapas

El proyecto se desarrollará en un total de 5 etapas, detalladas a continuación. En cada una de las etapas se detallará cuáles son los productos obtenidos como conclusión de la etapa específica.

1) Puesta en marcha de la Plataforma

En esta primera etapa existirá una fuerte interacción entre el Líder de Proyecto, El Experto en Moodle Senior y la DAT para coordinar las tareas de instalación de una instancia Moodle en versión 2.5, la configuración del entorno que alojará la plataforma, la segurización de dicho entorno y la realización de pruebas de la plataforma, garantizando su acceso a través de internet desde el primer día de trabajo en el proyecto.

roductos Obtenidos en Etapa 1

1. Repositorio centralizado de código

   Se creó un repositorio de código centralizado para gestionar todas las modificaciones al producto Moodle Original. Este respositorio está accesible desde https://svn.jefatura.gob.ar/dri/campus.becar y es mantenido por la DAT.

2. Ambientes de Trabajo

A partir de contar con el código de la aplicación de manera centralizada se procedió a crear los ambientes de Desarrollo, Pruebas y Productivo. El Ambiente de desarrollo se encuentra en los equipos del Experto Moodle Senior. Así mismo, el ambiente de Pruebas está configurado y disponible únicamente desde la red interna de JGM a través de la siguiente URL: http://desa-campus.becar.gob.ar/ y el ambiente productivo está accesible desde internet a través de la URL: http://campus.becar.gob.ar

Todos los ambientes están sincronizados con el repositorio centralizado de código. El pasaje al ambiente Productivo del código con modificaciones se realiza únicamente luego de las pruebas funcionales y de regresión satisfactorias en el ambiente de Pruebas. Este pasaje se realiza ante pedido explícito a la DAT. De esta manera se asegura la calidad del producto final en el ambiente Productivo.

Estos ambientes también respetan Bases de Datos separadas para cada ambiente. De esta manera también se garantiza las pruebas independientes y sin ninguna relación entre ambientes distintos.

1. Sistema de Resguardo de los datos de la plataforma

   Luego de contar con los distintos ambientes de trabajo se definió la política de Copias de Respaldo de la información del ambiente Productivo. Las copias de respaldo de la Base de Datos se realizan de manera automática 3 veces por día y son guardadas por 60 días corridos. Los archivos del campus virtual son guardados de manera incremental diariamente, resguardándose full una vez por semana y guardándose por 45 días corridos.

2. Pruebas funcionales en Ambiente de Pruebas

   Las pruebas funcionales para comenzar con el diseño de la aplicación en general fueron realizadas todas en el ambiente de Pruebas así como también todas las pruebas de las nuevas funcionalidades antes del pasaje al ambiente Productivo.

3. Configuración inicial del Campus Virtual:

   Se configuraron todos los parámetros generales de la plataforma que hacen el mejor funcionamiento según los requisitos relevados. Dentro de estos parámetros de configuración se encuentran las configuraciones de los perfiles de los usuarios, el seteo de roles específicos para el equipo de Tutores de BECAR así como también configuraciones generales del comportamiento de la plataforma.

2) Identificación gráfica

Esta tarea consiste en la implementación y adecuación gráfica de la plataforma, empleando para ello los criterios formales y estéticos propios del programa BEC.AR. Entre los elementos a personalizar se encuentran la página de inicio, los módulos o unidades, actividades como cuestionarios y foros, así como toda la iconografía del sistema, la que será consistente en cualquiera de los espacios que se abran en el futuro. En esta etapa intervendrán fuertemente el Líder de Proyecto, el Desarrollador Moodle Senior y el Diseñador gráfico/ CSS siempre en interacción con el Experto Moodle Senior quien asesorará en los aspectos académicos y técnicos vinculados con el diseño gráfico.

La identificación de la entidad se concretará utilizando sus diseños preestablecidos: isotipos, logotipos, colores, títulos, encabezados, fuentes y toda otra definición que contribuya a la clara visualización de la misma y a la integración con otros espacios institucionales.

Todos los cambios serán realizados sobre la última versión estable disponible de la plataforma.

Productos Obtenidos en Etapa 2

1. Identificación Gráfica del Campus Virtual

   En base a la página web de http://bec.ar se realizó la adaptación gráfica del campus. Para ello se utilizaron los mismos logos en calidad web y se adaptó la paleta de colores del sitio, la tipografía y la iconografía completa. Se realizó un estilo específico en el código CSS del campus, únicamente diseñado para BECAR.

1. Rediseño de Cursos del Campus Virtual

   Se rediseñaron por completo los cursos que contienen las convocatorias, para una mejor navegación en base a íconos (Información general, formulario de inscripción, dudas y consultas). Esto cambió completamente la estructura y forma de visualizar un curso Moodle, que es lineal. De esta manera, se generó un diseño de cursos totalmente exclusivo para el programa BECAR.

   Para completar este producto se realizó el diseño de los cursos según la mayor accesibilidad. Por este motivo el diseño del campus virtual se adapta según se lo visualice desde una Tablet, PC o Celular.

1. Diseño visual de los formularios de Convocatorias:

   Se adaptó por completo el formulario de inscripción (que utiliza un recurso base de datos de Moodle) a los requerimientos de diseño de BEC.AR, utilizando los colores institucionales y colocando un tono diferente a cada línea, para facilitar su llenado y lectura. También se cambió la tipografía y el tamaño para facilitar la lectura de los evaluadores.

3) Reuniones diagnósticas y de evaluación

Se llevarán a cabo, periódicamente, una serie de reuniones diagnósticas y de evaluación con el equipo promotor del proyecto a fin de fijar la estrategia general del sitio y evaluar los avances.

Luego de la primera reunión diagnóstica, en la que se trabajará sobre las definiciones generales en torno a las funcionalidades del sitio, se comenzará el trabajo con los expertos en la temática por parte del proyecto BEC.AR para finalmente determinar las mejores herramientas de Moodle a fin de resolver cada una de las tareas requeridas.

Para este trabajo se parte del supuesto (obtenido en reuniones previas) de que existen cinco tipos de público:

• Público en general (atendido por el site de BEC.AR)

• Postulantes (que presentarán sus formularios en Moodle)

• Becarios (los postulantes aceptados, que tramitan toda su comunicación a través de Moodle)

• Egresados (que serán supervisados, encuestados y recibirán comunicaciones utilizando Moodle).

• Tutor BEC.AR que será el encargado del seguimiento y acompañamiento de los Becarios y los Egresados del programa.

Las siguientes reuniones de diagnóstico y evaluación tendrán objetivos particulares de acuerdo a cada una de las etapas de avance para las que se realicen, siempre conservando la función de aportar una visión general y estratégica en el marco del desarrollo del proyecto.

Productos Obtenidos en Etapa 3

1. Reuniones

   Se realizaron reuniones periódicas (dos por mes aproximadamente) en las que se diseñaron las etapas del proyecto. A partir de lo definido en estas reuniones se creó el espacio para el público en general, donde se colocó información sobre las convocatorias y la opción de generación de usuarios. Inmediatamente se creó el espacio de postulantes, donde se hicieron efectivas las inscripciones para tres convocatorias, que fueron las que el programa BECAR decidió lanzar hasta la fecha. Allí también se generaron los ítems de calificación y la interfaz específica para su utilización.

   Luego se crearon los espacios para los preseleccionados. El traspaso de los usuarios de un espacio al otro se realiza mediante un sencillo procedimiento generado especialmente para el campus BECAR. En estos espacios de preseleccionados aún no ha sido definido, por parte del equipo de BECAR, el contenido interno, por lo que cuentan con un espacio general de información. En cuanto se defina el contenido, será volcado en este espacio. Además de las reuniones periódicas con el equipo de BECAR, los expertos Moodle concurrieron a las oficinas de BECAR diariamente para poder resolver dudas y consultas del equipo de BECAR a medida que se iban planteando.

   Los espacios de becarios y egresados también se encuentran creados en el campus. Al igual que en el caso anterior, el equipo de BEC.AR aún no definió el contenido que llevarán esos espacios. En cuanto se defina esta cuestión, se agrega el contenido a los cursos (espacios) ya existentes. El sistema de traspaso de los usuarios entre estos espacios es igual a la utilizada en el nivel de inscripción a preselección.
   
   

4) Desarrollo y armado de la Plataforma

Durante esta etapa y en base al resultado de la anterior, se configurarán todos los espacios de Moodle, las categorías, cursos, grupos, agrupamientos, módulos y bloques necesarios.

También se desarrollarán las modificaciones e incorporaciones de características que fueran necesarias.

En esta etapa la interacción más fuerte será entre el Experto Moodle Senior y el líder del proyecto que centralizará y canalizará las demandas del equipo promotor. Asimismo el Experto Modle tendrá vinculación con los tutores BEC.AR de manera de garantizar que las herramientas y sus configuraciones sean las apropiadas para las actividades que los tutores BEC.AR consideren necesarias. Durante todo este proceso, el equipo promotor tendrá la posibilidad de ingresar y verificar el status del trabajo.

Productos Obtenidos en Etapa 4

1. Módulo de Soporte Técnico:

   A través de este módulo desarrollado para BECAR se pueden canalizar las consultas tanto técnicas como administrativas por medio de un formulario web para todas aquellas personas que tengan o no tengan usuario en el campus virtual de BECAR. Esto facilita e integra los canales de comunicación de la población en general. Este módulo prevee la configuración de una cuenta de email para derivar las consultas directamente allí.

2. Diseño de Flujo de Trabajo de Convocatorias:

   Este producto derivó en dos actividades específicas. Por un lado se trabajó en un fuerte relevamiento con el equipo de BECAR para conocer en forma completa los flujos de trabajo actuales y por otro lado, dado el conocimiento de Moodle de los consultores, se diseñó la mejor forma para adaptar estos flujos de trabajo a la plataforma. Como resultado se obtuvo una serie de cursos en Moodle que representan cada uno de los estados del flujo de trabajo: Inscripción, Preselección, Selección, Becarios y ex Becarios. En cada uno de estos espacios el equipo de BECAR definirá los contenidos para los participantes de esos espacios de trabajo. Por ejemplo en el estado de Inscripción se crearon todos los manuales de usuario básicos para el uso de la plataforma y para la inscripción a la convocatoria específica.

   Como producto final obtenido contamos con una estructura que se adapta a todas las Becas ofrecidas: Estancias Cortas en el Exterior, Maestrías, Doctorados e incluso el programa para Empresas que ofrece el Programa BECAR.

3. Formularios de Inscripción:

   Con cada convocatoria se trabajó en específico para poder concluir con el producto formulario de inscripción de cada una de ellas. Sin embargo a lo largo del proceso se trabajó en distintas actividades que dieron origen al producto final de Formulario de inscripción propiamente dicho.

   Dentro de estas actividades se destacan la unificación gráfica de todos los formularios para cumplir con los objetivos de fácil lectura, facilitando el acceso a la herramienta y por otro lado la creación de la posibilidad de guardar parcialmente el formulario antes de enviarlo de manera definitiva.

   Con estas herramientas podemos concluir que el producto obtenido hasta el momento produjo para la convocatoria de ESTADÍAS CORTAS EN EL EXTERIOR PARA DOCTORANDOS EN CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN PRODUCTIVA un total de 449 formularios de inscripción. Asimismo, para la convocatoria de ESTADÍAS CORTAS EN EL EXTERIOR PARA DOCTORANDOS EN HIDROCARBUROS, MEDIO AMBIENTE Y ENERGÍAS RENOVABLES huboun total 82 formularios de inscripción. Para la convocatoria de ESPECIALIZACIÓN EN ESTADOS UNIDOS - SPURS PROGRAM DEL MIT hubo un total de 10 formularios de inscripción.

En números:

Convocatoria ESTADÍAS CORTAS EN EL EXTERIOR PARA DOCTORANDOS EN CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN PRODUCTIVA:

Convocatoria ESTADÍAS CORTAS EN EL EXTERIOR PARA DOCTORANDOS EN HIDROCARBUROS, MEDIO AMBIENTE Y ENERGÍAS RENOVABLES:

 Convocatoria ESPECIALIZACIÓN EN ESTADOS UNIDOS - SPURS PROGRAM DEL MIT:

1. Formulario de Inscripción a Convocatorias:

   Este producto se construyó en constante supervisión y definición por parte del equipo BECAR en base al conocimiento y experiencia previa en las distintas convocatorias. Este producto trajo aparejada la creación de un recurso Base de Datos en el Campus Virtual en los distintos cursos de las distintas convocatorias, la validación de los campos obligatorios, las pruebas en ambiente de desarrollo y testing.

   Esto se aplicó a las convocatorias específicas de ESTADÍAS CORTAS EN EL EXTERIOR PARA DOCTORANDOS EN CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN PRODUCTIVA, de ESTADÍAS CORTAS EN EL EXTERIOR PARA DOCTORANDOS EN HIDROCARBUROS, MEDIO AMBIENTE Y ENERGÍAS RENOVABLES y de ESPECIALIZACIÓN EN ESTADOS UNIDOS - SPURS PROGRAM DEL MIT.

2. Perfil de Becario: Luego de contar con los espacios definidos para los distintos estados por los cuales puede pasar una convocatoria se procedió a construir links directos a los documentos enviados por los postulantes desde el perfil del usuario. De esta manera se construye el Perfil del futuro Becario en el Campus Virtual BECAR.

3. Calificación de postulantes rápida y fácil: Contribuyendo a la despapelización del Estado mejoramos la visualización de los formularios de inscripción para evitar la impresión de dichos formularios, haciendo que desde una sola pantalla podamos leer el formulario pero a la vez calificar al postulante. Esto trajo aparejado evitar imprimir un estimado de 20 resmas de papel sólo para los formularios de la inscripción de los aspirantes de las convocatorias sin contar los documentos adjuntos. Para lograr esto se creó un bloque en el Campus Virtual respetando colores y estilos del CSS de BECAR. Asimismo, este bloque respeta los ítems de calificación definidos como ítems a ponderar para calificar a los aspirantes a una convocatoria. 

1. Grilla de Calificación: Según las convocatorias precedentes el equipo BECAR estableció una grilla de Calificación para cada tipo de Convocatoria/Beca. Esta grilla establece una calificación final del postulante luego de evaluar varios criterios acerca del formulario de inscripción enviado por el aspirante. Junto con el equipo BECAR se definieron tanto los items de ponderación como los valores de cada uno de éstos para poder finalmente obtener esta nota final del aspirante. Con este producto podemos calificar al Aspirante o al Becario según los criterios predefinidos permitiendo al Equipo BECAR pasar o no al aspirante al nuevo estado de la convocatoria según una nota final mínima.

2. Pasaje de Participantes de estados de Convocatoria según Calificación Mínima: Este producto permite que algunos roles específicos dentro del Campus Virtal de BECAR puedan establecer un criterio para el pasaje de usuarios de un estado de convocatoria a otro. A través de 3 simples pasos en los que se selecciona la nota mínima, los usuarios a pasar que cumplen con el criterio de nota mínima y el estado de la convocatoria donde trasladar estos usuarios, podemos operar dentro del flujo de trabajo definido para todos los tipos de convocatorias.

5) Soporte y Mantenimiento

Luego de que la plataforma se encuentre totalmente en funcionamiento será necesario realizar tareas de mantenimiento y de seguimiento sobre la operación de la misma. Para llevar adelante esta etapa se requerirá:

• Dar respuesta a las inquietudes técnicas que pudieran tener los Becarios, los Tutores BEC.AR y todo aquel involucrado en el uso de la plataforma.

• El seguimiento y gestión por parte del tutor BEC.AR de las consultas tanto de becarios, postulantes como así egresados del Programa BEC.AR manejando la comunicación para con ellos y asistiéndolos.

Por este motivo se provee un flujo de trabajo posible para el trabajo de Soporte Técnico como el apoyo del tutor del programa BEC.AR.

Productos Obtenidos en Etapa 5

1. Capacitación a Administradores de la Plataforma (Equipo BECAR):

   En el marco de las reuniones periódicas y del trabajo en las oficinas de BECAR se generaron instancias de capacitación en las que los expertos Moodle explicaron al equipo de BEC.AR el uso de los diferentes espacios y funcionalidades de la plataforma: generación de usuarios, capacidades de los usuarios en función de los roles asignados, pruebas del formulario de inscripción, visualización de las solicitudes de inscripción, utilización de las calificaciones, traspaso de preseleccionados de una instancia a otra (de inscripción a preselección), entrar como un postulante para poder ver lo que este usuario ve en la plataforma.

   Además, se respondieron todas las consultas de los postulantes que el equipo de BECAR realizó a los expertos Moodle a medida que eran recibidas en el foro de consultas de la plataforma o en las casillas de correo electrónico institucionales del Programa BECAR.

2. Generación de Manuales de uso:

Se crearon manuales de uso para usuarios, como apoyo al proceso de inscripción. Allí se detallaron los pasos a seguir, desde la creación del usuario hasta el llenado del formulario y su envío. También se generaron manuales para el equipo de BEC.AR, para apoyar el proceso de traslado de los preseleccionados, desde el espacio de inscripción al de preselección, una vez evaluados.

Perfiles involucrados para la implementación

• Líder de proyecto (provisto por la Dirección de Recursos Informáticos - DRI)

• Tutor BEC.AR (provisto por BEC.AR, con capacidad para hacer seguimiento y acompañamiento de los Becarios y Egresados del programa. Si bien es deseable un conocimiento mínimo sobre Moodle se lo involucrará en la implementación a los efectos de capacitación sobre el uso de la plataforma Moodle.)

• Experto Moodle Senior (Profesional con dominio completo de la utilización técnica y pedagógica de todas las herramientas de Moodle, interacción con los actores involucrados en el proyecto a fin de generar un nexo entre la plataforma y las necesidades concretas de cada uno de ellos, capacidad de innovación técnica y pedagógica y adaptación de la plataforma en función de objetivos específicos)

• Desarrollador Moodle Senior (profesional informático, con capacidad de programación PHP/ MySQL/ AJAX y experiencia mínima de 4 años en programación de Moodle)

• Diseñador gráfico/ CSS (provisto por BEC.AR, con capacidad para modificar el theme gráfico de Moodle)

• Administrador de servidores (provisto por la SsTG)

Perfiles involucrados durante el funcionamiento del portal

• Soporte al usuario final (perfil técnico con buen dominio de la comunicación escrita que pueda resolver cuestiones relacionadas con la navegación en internet, los diferentes programas utilizados para acceder a los materiales propuestos, el acceso a la plataforma, los herramientas propias de Moodle. Debe conocer en profundidad esta plataforma y las tecnologías digitales necesarias para desenvolverse en la web)

• Experto Moodle Senior (30 hs mensuales de apoyo)

• Tutor BEC.AR para realizar el seguimiento, control y acompañamiento de los Becarios y Egresados del Programa.

• Administrador de servidores